Оптимизация бизнес-процесса

В 2011 году структура подразделений инкассации Западно-Сибирского банка была оптимизирована. Ввиду низкой рентабельности подразделения, недостатков системы профессионального обучения инкассаторских работников и нехватки помещений для размещения службы было принято решение о закрытии нерентабельного Отдела инкассации Заводоуковского отделения и укрупнении Отдела инкассации аппарата банка. Таким образом, Отдел инкассации аппарата Банка теперь охватывает Тюмень и Заводоуковск. В таблице 3.2 представлена информация о количестве обслуживаемых объектов инкассации Западно-Сибирского банка ОАО «Сбербанк России» на 1 июля 2011 года [6].

Таблица 3.2 - Обслуживаемые объекты инкассации Западно-Сибирского банка ОАО «Сбербанк России»

Учитывая большое количество инкассируемых объектов и, как следствие, немалый объем инкассируемой денежной наличности, очевидно, что процессу инкассации должно уделяться особое значение.

В процессе внедрения Производственной Системы Сбербанка в Управлении инкассации Западно‑Сибирского банка ОАО «Сбербанк России» к оптимизации как наиболее критичные были предложены 3 процесса:

Инкассация денежной наличности клиентов других кредитных организаций;

Доставка организациям монет в обмен на банкноты, а также банкнот одного номинала в обмен на банкноты другого номинала;

Прием от клиентов заявок на выполнение/отказов от выполнения операций инкассации.

Первые два процесса являются для Западно-Сибирского банка сравнительно новыми (введены в 2010 году), поэтому их оптимизация была незначительной. Если говорить о третьем, то стоит уточнить, что данный процесс давно устоялся и на сегодняшний день имеет тот же вид, что и 5 лет назад. Кроме того, с оформления заявки начинается процесс любой инкассации. Таким образом, наиболее содержательным и интересным для рассмотрения в дипломной работе нам показалась именно оптимизация процесса приема от клиентов заявок на выполнение/отказов от выполнения операций инкассации.

Границы процесса приема от клиентов заявок на выполнение/отказов от выполнения операций инкассации представлены в виде диаграммы SIPOC на рис. 3.1.

Рис. 3.1 - Диаграмма SIPOC бизнес-процесса «Прием от клиентов заявок на выполнение/отказов от выполнения операций инкассации»

Владелец процесса – Начальник Отдела инкассации.

В первом квартале 2011 года в Отделе инкассации аппарата Западно‑Сибирского банка были проведены замеры затрат времени на прием, обработку и передачу информации дежурным администратором. Оказалось, что они составляют 3,5 минуты на одну заявку/отказ. В среднем дежурный инкассатор обрабатывает 35 запросов в день. Таким образом, трудозатраты составляют 745 часов в год – достаточно высоки.

В Договоре на инкассацию денежной наличности, образец которого приведен в Приложении 8, указаны следующие обязанности клиента:

Формировать и передавать подразделению инкассации Банка в указанный срок заявку на проведение инкассации;

В случае отсутствия необходимости в проведении операции не позднее указанного срока проинформировать по телефону подразделение инкассации Банка об отказе от операции;

В случае несвоевременного отказа либо несвоевременного оповещения об отказе от проведения операции уплатить Банку неустойку.

Проблема в том, что в Отделе инкассации лишь одна телефонная линия, которая позволяет дежурному принимать одновременно информацию только от одного клиента. Помимо звонков от клиентов на нее поступают еще и внутренние вызовы, с этой же линии совершаются исходящие звонки. На линии находится только один сотрудник, принимающий заявки/отказы – дежурный инкассатор. Как следствие, зачастую клиенты не могут дозвониться в назначенный срок и оставить заявку либо отказаться от инкассации. Следствием пропуска заявок и отказов являются невыполнение договорных обязательств перед клиентами, а также порожние заезды бригад на объекты в среднем 1 раз в день.

Сатьи по теме:

Риск связанный с приобретением ценных бумаг
Как известно, РЕПО – это финансовая операция, состоящая из двух частей. Термин "обратное РЕПО" означает ту же самую сделку, но с позиции покупателя ценных бумаг в первой части РЕПО. По сделкам РЕПО маржа представляет собой предусмотренное договором уменьшение суммы денежных средств, пост ...

Территориальные учреждения и национальные банки в системе Банка России
Эффективность выполнения возложенных на департаменты центрального аппарата Банка России функций во многом зависит от успешной работы территориальных подразделений этого банка, поскольку на них ложится основная нагрузка по реализации его функций. К территориальным банкам чаще всего относят главные ...

Оценка эффективности функционирования системы осуществления межбанковского кредитования
Операции, проводимые на межбанковском рынке, покрывают два основных сегмента – это рынок валютных операций (Forex market, Spot, Swap) и операции на денежном рынке (межбанковские депозиты, депозитные сертификаты, коммерческие бумаги). Дневной оборот международного межбанковского валютного рынка, по ...